Wie die PNZ-Produkte GmbH Beschwerden von Mitarbeitenden, Lieferanten, Kunden und von unserer Tätigkeit betroffenen Gemeinschaften entgegennimmt, bewertet und bearbeitet.
Wer kann eine Beschwerde einreichen, und worüber
Jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter, Lieferant, Geschäftspartner, Kunde oder jedes von der Tätigkeit der PNZ betroffene Mitglied einer Gemeinschaft kann eine Beschwerde zu den Produkten, dem Geschäftsbetrieb, den Beschäftigungspraktiken oder den Umwelt- und Sozialauswirkungen der PNZ einreichen.
Wie eine Beschwerde eingereicht wird
Beschwerden können über dieses sichere Onlineformular oder postalisch an PNZ-Produkte GmbH, Eichstätter Straße 2-4a, 85110 Kipfenberg gerichtet werden. Beschwerden können anonym eingereicht werden.
Wenn Sie anonym einreichen und uns keine Möglichkeit geben, Sie zu erreichen, werden wir Ihre Beschwerde dennoch bewerten und bearbeiten, können Ihnen jedoch keine Status-Updates oder eine Abschlussbestätigung zusenden. Wenn Sie Updates erhalten möchten, ohne Ihre Identität preiszugeben, können Sie ein Pseudonym oder einen Kontaktweg angeben, der Ihre Identität nicht offenlegt.
Voraussetzungen für die Annahme einer Beschwerde
Eine Einreichung wird als Beschwerde angenommen, wenn sie sich auf den eigenen Geschäftsbetrieb, die Produkte, Mitarbeitenden, Lieferanten oder die Gemeinschaften bezieht, in denen die PNZ tätig ist; ein konkretes Anliegen, einen Vorfall oder eine Auswirkung beschreibt, statt allgemeines Feedback oder eine Meinungsäußerung darzustellen; und keine Wiederholung einer bereits in Bearbeitung befindlichen Beschwerde ist.
Erfüllt eine Einreichung diese Kriterien nicht, wird sie nicht als Beschwerde angenommen. Wir teilen der einreichenden Person den Grund hierfür mit, sofern Kontaktdaten vorliegen.
Verfahrensschritte und Fristen
Eingang. Sie erhalten unmittelbar nach Einreichung eine automatische Bestätigung des Eingangs Ihrer Beschwerde.
Erstbewertung. Die Geschäftsführung der PNZ prüft die Einreichung innerhalb von 10 Arbeitstagen, um festzustellen, ob die Voraussetzungen für eine Beschwerde erfüllt sind, und ordnet sie entsprechend ein.
Bearbeitungsweg. Je nach Art der Beschwerde leitet die PNZ eines der folgenden Verfahren ein: ein Ursachenanalyse- und Korrekturmaßnahmenverfahren (8D) im Rahmen des ISO-9001-zertifizierten Qualitätsmanagementsystems der PNZ, bei Beschwerden zu einer Produkt- oder Prozessabweichung; die Weiterleitung an externe Rechtsberatung zur Festlegung einer geeigneten und rechtskonformen Vorgehensweise, bei Angelegenheiten mit Bezug zu personenbezogenen Daten oder Vorwürfen gegenüber einzelnen Personen; oder einen von der Geschäftsführung festgelegten fallbezogenen Lösungsweg und Kommunikationsplan, bei allen übrigen Angelegenheiten.
Status-Updates. Sofern wir Sie erreichen können, informieren wir Sie mindestens alle vier Wochen über den Stand Ihrer Beschwerde, bis diese abgeschlossen ist.
Abschluss. Wir bestätigen Ihnen den Abschluss Ihrer Beschwerde. Betrifft die Beschwerde eine andere Person, können wir konkrete Ergebnisse zu dieser Person unter Umständen nicht mitteilen, um deren Persönlichkeitsrechte und rechtliche Ansprüche nach deutschem Arbeits- und Datenschutzrecht zu schützen. Wir bestätigen Ihnen dennoch, dass der Vorgang geprüft und bearbeitet wurde.
Wie die Lösung herbeigeführt wird
Die Art der Lösung hängt von der jeweiligen Beschwerde ab. Produkt- und prozessbezogene Beschwerden werden über das etablierte Ursachenanalyse- und Korrekturmaßnahmenverfahren der PNZ bearbeitet. Beschwerden mit Bezug zu personenbezogenen Daten oder Vorwürfen gegenüber Personen werden im Rahmen einer gemeinsam mit externer Rechtsberatung festgelegten Vorgehensweise bearbeitet, um die Rechte aller Beteiligten zu schützen. Übrige Beschwerden werden im Rahmen eines von der Geschäftsführung festgelegten Verfahrens gelöst, das den Dialog zwischen den Beteiligten, eine Mediation oder Korrekturmaßnahmen umfassen kann, mit dem Ziel eines fairen, angemessenen und zeitnahen Ergebnisses.
Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen
Niemand, der in gutem Glauben eine Beschwerde einreicht, ob anonym oder nicht, erleidet dadurch Nachteile — einschließlich Kündigung, Herabstufung, disziplinärer Maßnahmen, Ausschluss von Geschäftsmöglichkeiten oder sonstiger Benachteiligung.
Informationen zu einer Beschwerde, einschließlich der Identität der einreichenden Person, werden nur an Personen weitergegeben, die diese zur Bewertung oder Bearbeitung des Falls benötigen (Need-to-know-Prinzip). Jede bestätigte Vergeltungsmaßnahme wird selbst als schwerwiegender Verstoß behandelt und kann disziplinäre oder vertragliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Die PNZ richtet ihr Beschwerdeverfahren an den Prinzipien des UN Global Compact aus.